Como gerar receita com o software de contabilidade de chamadas para hotéis
Os serviços de comunicação são essenciais para a maioria dos hóspedes. Muitos executivos de negócios e viajantes exigem instalações eficientes que possam mantê-los em contato com sua base. É imperativo que o sofisticado software de cobrança de hotéis considere as tarifas telefônicas, uso da Internet, taxas de equipamentos, sobretaxas e impostos em tempo real.
Praticamente todos os grandes hotéis têm alguma forma de rastreamento de chamadas ou software de contabilidade de chamadas. A queda no custo das chamadas telefônicas provocou uma queda na receita. Longe vão os dias em que os hotéis podiam obter margens enormes simplesmente para atender o telefone. Ao mesmo tempo, não era incomum que os hotéis marcassem as ligações telefônicas de 80 a 100 por cento. Às vezes, suas tarifas telefônicas podem representar um custo maior do que a tarifa do quarto.
No passado, um sistema de contabilidade de chamadas de hotel decente geralmente era deixado na sala dos fundos, registrando os registros de chamadas de longa distância de uma porta serial de PBX. O sistema aplicaria taxas exorbitantes e as lançaria no sistema de gerenciamento de propriedades. As atualizações de tarifas do fabricante geralmente eram ignoradas (já que as atualizações geralmente continham planos de faturamento mais baixos).
As receitas de telecomunicações hoteleiras estão caindo a uma taxa constante de 3 a 6 por cento ao ano. Os gerentes gerais e controladores de hotéis são forçados a se tornarem mais criativos para atingir os objetivos finais da comunicação. A vaca leiteira tradicional do sistema de contabilidade de chamadas agora precisa ser ajustada para se adaptar às novas tecnologias e à concorrência do mercado. A resposta está no uso criativo de novos módulos de contabilidade de chamadas ou, mais apropriadamente, de um sistema de gerenciamento de comunicação (CMS).
A utilização adequada de um sistema de contabilidade de chamadas de hotel ainda pode trazer enormes benefícios. Os hóspedes que recebem sinais de ocupado encontrarão maneiras alternativas de fazer chamadas telefônicas. É de extrema importância para as propriedades rastrear o número de sinais de ocupado, estouro ou chamadas bloqueadas. Isso pode ser feito por meio do uso de relatórios de tráfego que identificam o grau de serviço e os horários de pico de chamadas. Esses relatórios geralmente recomendam o número adequado de troncos ou linhas para que a propriedade funcione sem problemas.
As chamadas de longa distância vêm diminuindo há anos. No entanto, as chamadas locais e gratuitas têm estado bastante estáveis. O uso de limites de cobrança pode ajudar a aumentar a receita. Certamente, um hóspede que fala por trinta minutos em uma chamada local pode ser cobrado uma pequena quantia pelo uso das instalações. Alguns hotéis passaram a ajustar as tarifas dos quartos em um valor fixo para compensar a perda de receita de telecomunicações.
O aumento do uso da Internet forçou muitos hotéis a fornecer acesso gratuito à Internet. Isso agravou o problema para o departamento de telecomunicações. Muitos hóspedes e viajantes de negócios encontraram outros meios convenientes de comunicação (serviços IP, mensagens instantâneas, e-mail, telefones celulares) que não fazem parte da infraestrutura do hotel. O advento dos provedores de VoIP de taxa fixa deu ao viajante de negócios a capacidade de contornar as cobranças de pedágio. Um sistema de gerenciamento de comunicação moderno deve ser capaz de adicionar cobranças de uso da Internet aos fólios dos hóspedes.
As propriedades proativas do hotel usam relatórios de contabilidade de chamadas para determinar os padrões de chamada que mostram para onde os hóspedes estão ligando. Essas estatísticas ajudam o hotel a direcionar o marketing e negociar melhores planos tarifários. Os auditores noturnos sempre foram solicitados a conciliar as transações diárias. No entanto, a maioria não conseguiu conciliar as transações com a conta telefônica real. Examinar os registros da companhia telefônica em relação aos registros de contabilidade de chamadas ajuda a garantir que todas as chamadas sejam gravadas, cobradas e cobradas adequadamente.
Muitos sistemas de contabilidade de chamadas de hotéis não possuem informações críticas. Frequentemente, os ramais não são identificados corretamente como quartos de hóspedes, salas de conferência, VIP ou administrativos. Isso pode resultar em cobrança imprecisa e perda de receita. As propriedades devem garantir que seu sistema de contabilidade de chamadas seja carregado e configurado adequadamente mensalmente. A maioria dos imóveis de bandeira possui uma tabela tarifária predefinida que é implantada entre todos os imóveis. Os administradores do sistema devem garantir que todas as propriedades sigam as mesmas diretrizes.
À medida que mais facilidades de comunicação são oferecidas pela propriedade, o sistema de gerenciamento de comunicação será necessário para contabilizar os telefones celulares do hotel, chamadas feitas com códigos de autorização, serviço de internet, dispositivos portáteis e outras comodidades dos hóspedes.
Autor : Rito Salomone
